Осень была богата мероприятиями, проводимыми на всей территории России, так или иначе касающихся темы информатизации в архивной отрасли. Будем стараться размещать здесь некоторые выступления и поднимать вопросы, обсуждаемые на этих мероприятиях.

Для нас открытием этого года стала XII конференция Ассоциации «История и компьютер», которая имела название — международная конференция «Информационные ресурсы, технологии и модели реконструкции исторических процессов и явлений». На этом мероприятии (о том, как проходило мероприятие и о чем были доклады — отдельным постом), в секции «Информационные технологии в архивах, библиотеках и музеях» прозвучал   мой доклад с названием «Доступность архивных фондов посредством информационных технологий».

Привожу его том виде, как он прозвучал на конференции, т.к. в напечатанных тезисах он более короткий и без иллюстраций.

«Вопросы сохранности и использования историко-культурного наследия продолжают оставаться актуальными и широко обсуждаемыми и в историческом сообществе, а так же  на государственном и международном уровнях. Архивы также стараются решать эти вопросы используя информационные технологии, но их внедрение в работу не только открывает широкие возможности, но и сопровождается рядом проблем, в частности, связанных с выбором необходимых решений.

Требования к подобным решениям довольно высокие, они должны учитывать и проблемы архивов (слабое финансирование, дефицит ИТ-специалистов, преодоление человеческого фактора), удовлетворять их потребностям (т.е. упрощать и автоматизировать работу), а так же решать стоящие перед ними задачи сохранности и доступа к историческому наследию, как исследователей так и широких слоев населения.

• Упрощать и ускорять рабочие процессы
• Открывать новые возможности: быстрый поиск, широкий доступ к документам
• Способствовать сохранности документов за счет создания ФП в электронном виде
• Позволять эффективно использовать отсканированные документы и архивистам и исследователям
• Ускорять взаимодействие  архивов с потребителями исторической информации

Являясь разработчиками программного обеспечения и Интернет–ресурсов для архивов, учитывая вышесказанное, мы в своих решениях большое внимание уделяем не только вопросам сканирования и сохранности переведенных в электронный вид документов, но и вопросам их дальнейшего использования и широкой доступности. Хочу это продемонстрировать на примере наших разработок.

Итак, программа «Фотокаталог» позволяет:

• создавать, обрабатывать и хранить электронные копии документов,
• упорядочить ранее отсканированные документы,
• использовать фондовый или нефондовый учет,
• эффективно использовать эти документы в работе архивистов и посетителей читальных залов.

Как видно из описания, использовать ее можно в любом учреждении, хранящем исторические ценности, не только в архивах.

Программа имеет широкие возможности просмотра изображений, как в основном окне, так и в специальном «просмотровщике», где можно изменять масштаб, переходить от одного изображения к другому по всей базе, откладывая при этом документы в подборки, можно запустить просмотр в режиме слайд-шоу.

Удобным и эффективным средством для использования заведенных в программу изображений является функция формирования подборок документов, которые можно сохранять в виде файлов и возвращаться к ним в любое время, это позволяет создавать любое количество тематических подборок при подготовке к мероприятиям и выставкам.

Электронная выставка формируется в html формате и готова для размещения на сайте, при желании к выставке можно добавить собственный дизайн. Каждая фотография открывается на отдельной странице с описанием. Следовательно каждое изображение будет доступно поисковым системам для индексирования и может быть найдено через поисковые сервисы.

Опыт создания каталогов онлайн мы  имеем  с 2006 года и основным принципом для нас всегда была доступность и открытость этих каталогов самому широкому кругу, а развитием этих каталогов стал наш новый проект «Web-архив», где так же как и в  «Фотокаталоге» есть возможность удобного просмотра, возможность создания подборок документов и формирования на их основе обращения в архив, с целью запроса, заказа копий или выдачи документов в читальный зал.

Формируется каталог на основе наиболее информативных данных   (заголовки, историческая справка, аннотация, переименования, даты) отраслевой программы «Архивный фонд» (которую ведут архивы) и один из самых важных принципов создания таких каталогов фондов – это открытость их для индексирования поисковиками, что можно продемонстрировать следующими изображениями. То есть, набрав в поисковике интересующий вас запрос (например, ФИО родственника) вы получите в выдаче ссылку на каталог или картотеку, на страницу с найденным выражением.

Следующие скриншоты демонстрирует востребованность информации, иначе говоря, показывают, какая информация наиболее интересна посетителю архивного сайта. Как видно практически половину посетителей интересует информация, представленная в каталогах онлайн (базах данных).

Не маловажным является и то, каким образом приходят посетители за информацией, на скриншоте видно, что почти половина приходит через поисковые системы, следовательно материал представленный на сайте доступен самому широкому кругу пользователей Интернет.

Не стоит забывать, что интересующимся историей гражданам будут интересны и выпускаемые архивистами публикации, которые также необходимо делать открытыми для поисковиков. Следующие скриншоты подтверждают это, а так же демонстрируют, как ссылки на публикации в популярных форумах, ресурсах влияют на посещаемость сайта.

Востребованность архивами подобных программ и Интернет-приложений подтверждается активным взаимодействием кампании с архивными учреждениями из 27 регионов. О потребности в доступной архивной информации со стороны исследователей свидетельствует постоянно растущая посещаемость сайтов Пермских архивов, на которых размещены созданные нами базы данных –  фондовые каталоги документов, каталоги по военнопленным и репрессированным.

Дальнейшему развитию и повышению эффективности информатизации архивов способствовала бы реализация проекта, направленного на создание единого архивного информационного пространства, объединение задач архивов и потребностей исследователей.

Проект предусматривает:

1. Предоставление возможности архивам размещать типовые web-каталоги, содержащие информацию о документах (до уровня изображения) с возможностью взаимодействие с пользователем.
2. Разработку и распространение стандарта, например, в виде системы управления архивным сайтом, в котором предусмотрено создание электронных каталогов и возможность удаленного взаимодействия.
3. Создание Интернет-ресурса для централизованного поиска по распределенным архивным ресурсам и осуществления взаимодействия архивов,  как с пользователями, так и между собой.

Использование архивами единых стандартов в Интернете позволило бы автоматизировать процессы сбора и обработки сводной информации, предоставления новостей о деятельности архивов, дало бы возможность организовывать совместные виртуальные мероприятия и выставки документов.»

Суслова Елена, член Ассоциации «История и компьютер»